РАСПОРЯЖЕНИЕ

 

 

 

 

02.12.2013 г.     № 02-01-15/173

 

 

 

 

 

 

Об организации делопроизводства в администрации муниципального округа Алтуфьевский

 

 

В целях обеспечения сохранности, учета, отбора, упорядочения и использования документов, образующихся в процессе деятельности администрации муниципального округа Алтуфьевский:

1. Назначить ответственным за ведение архива администрации муниципального округа Алтуфьевский консультанта Фоломкину Ольгу Михайловну.

2. Утвердить:

2.1. Положение об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский (приложение 1).

2.2. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии администрации муниципального округа Алтуфьевский (приложение 2).

2.3. Состав постоянно действующей экспертной комиссии администрации муниципального округа Алтуфьевский (приложение 3).

3. Признать утратившим силу распоряжение руководителя муниципалитета внутригородского муниципального образования Алтуфьевское в городе Москве от 06.07.2011 г. № 02-01-15/149-1 «Об организации делопроизводства в муниципалитете внутригородского муниципального образования Алтуфьевское в городе Москве».

4. Настоящее решение вступает в силу с даты его официального опубликования в газете «Алтуфьево» в разделе «Муниципальные вести».

5. Контроль за выполнением настоящего распоряжения оставить за главой муниципального округа Алтуфьевский О.А. Баранниковым.

 

 

Глава муниципального округа

Алтуфьевский                                                                                         О.А. Баранников  

 

Приложение 1

к распоряжению администрации муниципального округа Алтуфьевский

от 02.12.2013 г. №  02-01-15/173

 

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ

об архиве администрации муниципального округа Алтуфьевский

 

 

1. 1.                  Общие положения

                       Документы администрации муниципального округа Алтуфьевский (далее администрация), имеющие  историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, входят в состав Архивного  фонда  города Москвы и подлежат постоянному хранению в ГБУ «Центральный государственный архив  Москвы (далее ГБУ «ЦГА Москвы»).

                       До передачи на постоянное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и  иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации, хранятся в архиве администрации.

                       Администрация обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда города Москвы, образующихся в процессе ее деятельности, в соответствии с правилами, установленными Федеральным архивным агентством, обеспечивает своевременную передачу этих документов на постоянное хранение в  ГБУ «ЦГА Москвы».

                       Все работы, связанные с подготовкой, упорядочением, транспортировкой и передачей на постоянное хранение архивных документов в ГБУ «ЦГА Москвы», производятся силами и за счет администрации.

                       За утрату и порчу документов Архивного фонда города Москвы должностные лица администрации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

                       В администрации создается архив для хранения документов Архивного фонда города Москвы и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГБУ «ЦГА Москвы».

Администрация обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

1.7. Функции архива распоряжением администрации возлагаются на лицо, ответственное за ведение архива.

1.8. В своей работе архив администрации руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, Федеральным законом от 22 октября 2004 года  № 125-ФЗ «Об архивном  деле в Российской Федерации»,  Законом города Москвы от 28 ноября 2001 года № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах», постановлениями и распоряжениями Мэра и Правительства Москвы, правилами и другими нормативно-методическими документами Министерства культуры РФ, Федерального архивного агентства  и Главархива Москвы, указаниями вышестоящих организаций, руководства администрации и настоящим Положением.

1.9. Контроль за деятельностью архива администрации осуществляет руководство администрации.

1.10. Организационно-методическое руководство деятельностью архива администрации осуществляет  Главархив Москвы.

 

2.  Состав документов архива

В архив поступают:

2.1.      Законченные делопроизводством документы постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений, документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, документы по личному составу, и, при необходимости, документы временного срока хранения (до 10 лет);

2.2.      Документы по личному составу ликвидированных организаций-предшественников;

2.3.      Научно-справочный аппарат к документам архива.

 

3. Задачи и функции архива

3.1.      Основными задачами архива являются:

3.1.1.  Комплектование  документами,  состав  которых  предусмотрен  разделом   2   настоящего Положения;

3.1.2.  Учет,  обеспечение  сохранности,  создание  научно-справочного  аппарата,  использование документов, хранящихся в архиве;

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда города Москвы  на  постоянное  хранение в ГБУ «ЦГА Москвы»  с соблюдением нормативных требований   по архивному делу;

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в  делопроизводстве администрации;

3.2.     В  соответствии  с  возложенными  на   него  задачами  архив   осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений администрации, упорядоченные в соответствии с установленными требованиями;

3.2.2.   Разрабатывает и согласовывает с Главархивом Москвы графики представления описей на рассмотрение Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива  Москвы и графики  передачи документов Архивного фонда города Москвы на постоянное хранение в ГБУ «ЦГА Москвы»;

3.2.3. Составляет и представляет не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством, годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) администрации и Центральной экспертно-проверочной комиссии Главархива Москвы;

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

3.2.5.Создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников администрации о составе и содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного использования, для работы в помещении архива либо во временное пользование работникам структурных подразделений администрации;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном  порядке  выдает  копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях администрации;

3.2.8.  Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии (ЭК) администрации;

3.2.9. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел администрации, контролирует правильность формирования и оформления дел  в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

3.2.10. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства администрации;

3.2.11. Ежегодно представляет в Главархив Москвы сведения (паспорт) о составе и объеме документов по установленной форме;

3.2.12. Подготавливает и в установленном порядке передает на постоянное хранение в ГБУ «ЦГА Москвы» документы Архивного фонда города Москвы.

 

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в  структурных подразделениях  администрации;

4.2. Требовать от структурных подразделений администрации своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

4.3. Запрашивать от структурных подразделений администрации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив  функций.

 

5. Ответственность

5.1. Лицо, ответственное за архив, несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

5.2. Лицо, ответственное за архив, совместно с главой муниципального округа несет  ответственность за:

- несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

- утрату и несанкционированное уничтожение документов;

- нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством;

- необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного срока хранения и по личному составу ликвидированных организаций, непосредственно подчиненных администрации.